Kiến thức Hợp đồng điện tử là gì? 6 loại hợp đồng điện tử...

Hợp đồng điện tử là gì? 6 loại hợp đồng điện tử phổ biến nhất hiện nay

538

Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong nền kinh tế toán cầu như hiện nay. Vậy hợp đồng điện tử là gì? Cùng tìm hiểu ngay các thông tin doanh nghiệp cần biết về hợp đồng điện tử trong bài viết dưới đây.

Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là các giao dịch được thực hiện dựa trên các phương tiện thiết bị điện tử, từ tính, công nghệ điện, kỹ thuật số. Các giao dịch này có thể là việc xác lập, thay đổi hay là chấm dứt quyền nghĩa vụ được gửi đi, nhận lại…

Những đặc điểm cơ bản của hợp đồng điện tử

Một số đặc điểm của hợp đồng điện tử mà các doanh nghiệp, tổ chức cần phải biết khi sử dụng có thể kể đến như sau:

  • Thông tin hợp đồng được thể hiện bằng dữ liệu điện tử: Điểm mới của hợp đồng điện tử đó là thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử.
  • Có sự tham gia ít nhất 3 chủ thể trong hợp đồng: Ngoài hai chủ thể trong hợp đồng và phổ biến là bên bán và bên mua thì còn sự xuất hiện chủ thể thứ ba là người đứng giữa giữa hai chủ thể kia.
  • Giá trị pháp lý có phần hạn chế: Những lĩnh vực được sử dụng hợp đồng điện tử dựa trên Điều 1 Luật Giao dịch điện tử 2005 là trong hoạt động cơ quan Nhà nước, kinh doanh và các hoạt động khác do pháp luật quy định. Do đó, các hợp đồng về sử dụng đất, hay giấy đăng ký kết hôn hay các hợp đồng dân sự khác thì hợp đồng điện tử không có giá trị pháp lý.
  • Dễ dàng truy cập ở mọi nơi: Do hợp đồng được thiết lập thông tin dưới dạng điện tử nên không cần hai chủ thể gặp nhau mà ở bất kì nơi đâu bạn cũng có thể ký hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên.

Những ưu điểm và nhược điểm của hợp đồng điện tử

Mặc dù hợp đồng điện tử rất tiện lợi trong kinh doanh hiện nay đặc biệt là khi hầu hết các doanh nghiệp đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số. Tuy nhiên hợp đồng điện tử cũng có những ưu điểm và nhược điểm cần phải kể đến như:

✅Ưu diểm
✅Tiện lợi và nhanh chóng Hợp đồng điện tử có thể ký kết ở bất kỳ đâu mà không cần phải gặp hai bên.
✅Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm Bạn không cần phải lôi cả “núi” hợp đồng lưu trữ mà bây giờ chỉ cần tìm kiếm trên dữ liệu là bạn có thể biết được hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký hay hợp đồng trả lại vô cùng nhanh chóng và chính xác.
✅Tiết kiệm thời gian và chi phí  Mọi quá trình của hợp đồng đều được thực hiện trực tuyến không cần phải in ấn, quản lý hay lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ hay có thể giảm thiểu tối đa thời gian khi không phải cần chuyển hợp đồng hay gặp trực tiếp để ký kết.
❌Nhược điểm
❌Khó xác định tranh chấp Do hợp đồng điện tử có thể kí ở mọi nơi mọi lúc nên việc xác định địa điểm giao kết hợp đồng và đặc biệt trong giao kết hợp đồng quốc tế rất khó để xác định được địa điểm.
❌Mất hoặc bị tiết lộ dữ liệu  Việc xảy ra mất hay dữ liệu bị lộ đó là do chủ thể thứ ba là các cơ quan chứng thực dữ liệu điện tử. Các dữ liệu có thể bị các hacker tấn công để bán dữ liệu ra bên ngoài và đây là điểm yếu chí mạng của hợp đồng điện tử.

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận vì hợp đồng có được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Theo quy định tại Điều 34, Luật giao dịch điện tử 2005:

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”. Trong nội dung tại Điều 14 Luật này cũng quy định: “Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu, cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu, cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.

Dù là hợp đồng được thể hiện dưới dạng điện tử nhưng giá trị pháp lý vẫn được pháp luật thừa nhận tính pháp lý và được sử dụng khi một trong hai cá nhân không thực hiện đúng như những điều thỏa thuận hay vi phạm những điều khoản được quy định trên hợp đồng. Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử phải thỏa những điều kiện sau đây:

  1. Nội dung của hợp đồng điện tử phải được giữ trọn vẹn và không có thay đổi thông tin, chỉ những trường hợp thay đổi những hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu hợp đồng.
  2. Nội dung của hợp đồng điện tử có thể mở được, đọc hay xem được bằng phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên thỏa thuận với nhau.

Quy định trên nội dung của hợp đồng điện tử

Trên hợp đồng điện tử phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung sau:

STT Nội dung
1 Đối tượng của hợp đồng
2 Số lượng, chất lượng
3 Giá, phương thức thanh toán
4 Thời hạn, thời điểm, phương thức thực hiện hợp đồng
5 Quyền, nghĩa vụ các bên
6 Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng
7 Phương thức giải quyết tranh chấp.

Các loại hợp đồng điện tử phổ biến nhất hiện nay

1. Hợp đồng truyền thống được một bên đưa lên website

Đây là loại hợp đồng mà được soạn sẵn trên giấy sau đó được chỉnh sửa và đưa lên website để các bên tham gia ký.

Các hợp đồng sẽ được đưa lên website  thường sẽ ở dạng file PDF, có nút tick xác nhận sự đồng ý với các điều khoản của hợp đồng và 2 nút lựa chọn đồng ý hoặc không đồng ý ký hợp đồng.

2. Hợp đồng điện tử hình thành qua giao dịch điện tử

Đặc điểm nổi bật của loại hợp đồng này là các nội dung không được soạn sẵn mà được hình thành trong giao dịch tự động. Máy tính tự động tổng hợp nội dung và xử lý trong quá trình giao dịch dựa trên các thông tin được khách hàng nhập vào.

Cuối quá trình giao dịch, hợp đồng điện tử được tổng hợp và hiển thị để khách hàng xác nhận sự đồng ý với các nội dung hợp đồng. Sau đó, bên bán sẽ được thông báo về hợp đồng và gửi xác nhận đổi với hợp đồng đến người mua qua nhiều hình thức có thể bằng email hoặc các phương thức khác như fax, số điện thoại,…

3. Hợp đồng điện tử hình thành qua thư điện tử

Đây là hình thức sử dụng thư điện tử để ký kết hợp đồng. Các quy trình đều như hợp đồng truyền thống nhưng có điểm khác biệt đó là phương tiện để giao kết hợp đồng là máy tính, email,…

Một số lợi ích của loại hợp đồng điện tử này là mang lại tốc độ nhanh, thông tin chi tiết, tiết kiệm thời gian chi phí,… Bên cạnh đó, có một số mặt xấu đó là tính bảo mật thấp, dễ dàng bị lộ thông tin cũng như ràng buộc trách nhiệm các bên còn kém.

Căn cứ vào mục đích, chủ thể, nội dung và một số yếu tố khác, pháp luật phân biệt hợp đồng điện tử thành ba loại chủ yếu là hợp đồng dân sự (do Bộ luật Dân sự điều chỉnh), Hợp đồng kinh tế/ hợp đồng thương mại (do Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế và Luật Thương mại điều chỉnh) và Hợp đồng lao động nhằm xác định chính xác việc áp dụng văn bản pháp luật có liên quan, cũng như cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.

4. Hợp đồng lao động điện tử

Hợp động lao động điện tử cũng giống các loại hợp đồng truyền thống lao động khác đó là giao kết của người lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện, tiền lương, trách nhiệm của mỗi bên,… những thông tin này được lưu dưới dạng thông tin được tử và có giá trị như hợp đồng lao động văn bản.

Đặc điểm của loại hợp đồng này là chủ thể là gồm người lao động và người sử dụng lao động. Một số loại hình hợp đồng lao động điện tử có thể kể đến như:

  • Hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
  • Hợp đồng lao động xác định thời hạn.
  • Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định.

5. Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự thông qua phương tiện điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.

Theo quy định của luật hiện hành, một số lĩnh vực không áp dụng hình thức hợp đồng điện tử: Không áp dụng với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hồi phiếu và các giấy tờ khác

Vì vậy, phải đặt trong các mối quan hệ và các giao dịch cụ thể mới xác định chính xác tính chất và giá trị pháp lý của các dạng hợp đồng thể hiện dưới dạng điện tử.

– Đặc điểm của hợp đồng dân sự điện tử

+ Chủ thể: cá nhân hoặc pháp nhân

+ Mục đích: lợi ích hợp pháp các bên

+ Nội dung: quyền và nghĩa vụ mà các bên chủ thể quy định cho nhau.

+ Hình thức: thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng, các bên không cần gặp trực tiếp mà thông qua các phương tiện điện tử.

– Các loại hợp đồng dân sự điện tử

+ Hợp đồng song vụ: hợp đồng mà mỗi bên đều có nghĩa vụ đối với nhau.

+ Hợp đồng đơn vụ: hợp đồng mà chỉ một bên có nghĩa vụ thực hiện

+ Hợp đồng chính: hợp đồng mà hiệu lực không phụ thuộc vào hợp đồng phụ.

+ Hợp đồng phụ: hợp đồng mà hiệu lực phụ thuộc vào hợp đồng chính.

+ Hợp đồng vì lợi ích của người thứ ba: hợp đồng mà các bên giao kết hợp đồng đều phải thực hiện nghĩa vụ và người thứ ba được hưởng lợi ích từ việc thực hiện nghĩa vụ đó.

+ Hợp đồng có điều kiện: hợp đồng mà việc thực hiện phụ thuộc vào việc phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt một sự kiện nhất định.”

6. Hợp đồng thương mại điện tử

Hợp đồng thương mại điện tử là loại hợp đồng có 1 bên chủ thể là thương nhân và 1 bên chủ thể còn lại cần phải có chức năng pháp lý nhằm xác định hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Các thông tin dữ liệu cần thỏa các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của pháp luật.

Những đặc điểm của hợp đồng thương mại điện tử như sau:

  • Chủ thể bao gồm một bên là chủ thể thương nhân và một bên là chủ thể có tư cách pháp lý.
  • Mục đích của hợp đồng là lợi nhuận.
  • Trong hợp đồng này thì đối tượng của hợp đồng là hàng hóa. Hợp đồng thương mại điện tử bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng dịch vụ.

So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

Sự khác biệt giữa hợp đồng địện tử và hợp đồng giấy truyền thống càng rõ nét hơn trong thời điểm dịch Covid-19 đang kéo dài. Dưới đây là bảng so sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy khác nhau như thế nào:

Hợp đồng điện tử 

Khác biệt so với hợp đồng giấy

Thể hiện bằng dữ liệu điện tử Hình thức thể hiện chính là đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng điện tử. Đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết hợp đồng được thực hiện qua thông điệp dữ liệu. 
Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể Ngoài bên bán và bên mua cò có sự xuất hiện của nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử và cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ 3 không tham gia vào quá trình đàm phán, chỉ tham gia để đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý của hợp đồng. 
Phạm vi áp dụng có phần bị hạn chế Hợp đồng điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, trong lĩnh vực dân dự, kinh doanh thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định (theo điều 1 luật giao dịch điện tử 2005). 

Các quy định của giao dịch điện tử không áp dụng đối với: Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng nhất, quyền sở hữu nhà và các BĐS khác, văn bản thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khau tử,… 

Phi biên giới Ký hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi, bất cứ đâu trên thế giới. 
Hiện đại, chính xác Hợp đồng được ký dựa trên các công nghệ, phương tiện kỹ thuật hiện đại. Việc ứng dụng các phần mềm chứ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch với độ chính xác cao. 

Khác biệt lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy:

Hợp đồng điện tử  Hợp đồng giấy truyền thống
Quy trình Quy trình trực tuyến – online Quy trình trực tiếp – phức tạp
Lợi ích giúp TỰ ĐỘNG HÓA toàn bộ quy trình ký hợp đồng.

– Upload hợp đồng

– Setup quy trình

– Thông báo cho các bên liên quan.

– Ký hợp đồng.

Quy trình PHỨC TẠP với nhiều bên tham gia.

– Khởi tạo hợp đồng

– Xác định vai trò các bên tham gia

– Ký kết

– Lưu trữ quản lý hợp đồng

Hợp đồng KHÔNG GIẤY Hợp đồng GIẤY
Ký hợp đồng – Ký TRỰC TIẾP bằng máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh.

– Ký kết TỪ XA, MỌI LÚC, MỌI NƠI.

– Ký kết NHIỀU HỢP ĐỒNG CÙNG LÚC.

– Ký kết trực tiếp trên hợp đồng

– Với mỗi đối tượng phải ký MỘT HỢP ĐỒNG riêng

Ứng dụng với MỌI CHỮ KÝ SỐ Ký kết BẰNG TAY
– Chữ ký hình ảnh.

– Chữ ký số bằng USB Token.

– Chữ ký số thông qua Server HSM.

– Phải ký trực tiếp bằng tay. 
Lưu trữ hợp đồng Lưu trữ THÔNG MINH, BẢO MẬT tối đa, DỄ DÀNG tìm kiếm LƯU KHO hợp đồng giấy
– Lưu trữ trực tuyến an toàn với hệ thống bảo mật

– Tìm kiếm dễ dàng

– Lưu trữ trực tiếp trong kho tài liệu, tốn không gian lưu trữ và rủi ro mất mát, thất lạc.- Tính bảo mật rất thấp.

– Khó tìm kiếm. 

Chi phí  Tiết kiệm THỜI GIAN và CHI PHÍ Tốn kém THỜI GIAN và CHI PHÍ
– Tiết kiệm 60% thời gian và chi phí

– Không phải trả phí chuyển phát, in ấn, lưu kho

– Không cần chờ đợi thời gian hồi đáp

– Không bị phụ thuộc vào thời gian của lãnh đạo

– Không lo lắng về rủi ro thất lạc, hỏng. 

– Không bị gián đoạn thời gian.

– Tốn các chi phí như chuyển phát, in ấn và lưu kho. 

– Phải tốn thời gian chờ đợi khách hàng phản hồi thông tin, phụ thuộc thời gian lãnh đạo, thời gian chuyển phát hợp đồng, rủi ro thất lạc khi lưu kho.

Các vấn đề khi áp dụng hợp đồng điện tử

Mặc dù hợp đồng điện tử mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Bên cạnh có vẫn còn những vẫn đề doanh nghiệp gặp phải trong quá trình ký hợp đồng điện tử. Để khắc phục được những bất cập đang tồn tại trong việc giao kết hợp đồng điện tử, cần doanh nghiệp hiểu và nhà nước cần có phương án sửa đổi bổ sung những quy định pháp luật liên quan.

Bên cạnh những giải pháp về mặt pháp lý, để phòng ngừa rủi ro trong khi áp dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần:

  • Tăng cường nhận thức về tầm quan trọng của hợp đồng điện tử
  • Hiểu các quy định khi áp dụng hợp đồng điện tử
  • Xây dựng chiến lược ứng dụng thương mại điện tử và hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp.
  • Tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ hiện đại để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký hợp đồng.
  • Đào tạo nguồn nhân sự áp ứng được yêu cầu của thương mại điện tử,…

Tất cả các thắc mắc, vấn đề trên sẽ được các chuyên gia giải đáp cho bạn trong buổi hội thảo trực tuyến do MISA và Asia Legal phối hợp tổ chức:

Chủ đề: HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ – GIÁ TRỊ PHÁP LÝ VÀ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC TẾ
Đăng ký tham dự ngay tại đây.

hop dong dien tu chu ky so