Trang chủ Kiến thức Hướng dẫn sử dụng chữ ký số MISA eSign để ký tài...

Hướng dẫn sử dụng chữ ký số MISA eSign để ký tài liệu online

184
Trong tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến căng thẳng hiện nay, chữ ký số là một công cụ không thể thiếu với các doanh nghiệp áp dụng phương án làm việc tại nhà để phòng dịch. Hãy cùng tìm hiểu những ưu điểm của hình thức ký mới này và cách sử dụng chúng để ký tài liệu online tại nhà trong bài viết dưới đây.

1. MISA eSign – giải pháp ký tài liệu, chứng từ online cho doanh nghiệp làm việc tại nhà

Trong tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp như hiện nay, theo nhận định chung, Nhà nước ta sẽ đối phó dịch theo từng giai đoạn như: Tạm đóng cửa một số loại hình kinh doanh, khuyến khích các doanh nghiệp cho nhân viên làm việc tại nhà, phong tỏa một khu vực tỉnh/thành phố.

Kinh nghiệm từ lần dãn cách xã hội tháng 4/2020 đã chỉ ra bất cập lớn nhất của các cá nhân, tổ chức kinh doanh là việc ký trên tài liệu, chứng từ, hợp đồng, hóa đơn để duy trì tính liên tục và ổn định của hoạt động kinh doanh.

Trong lần bùng phát dịch Covid diện rộng lần 2 này, nhiều doanh nghiệp Việt đã sớm có phương án sử dụng các công cụ trực tuyến để khắc phục điều này. Một trong những công cụ tỏ ra hiệu quả và tiện lợi nhất cho hoạt động ký văn bản, tài liệu, chứng từ chính là chữ ký số MISA eSign của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số MISA.

MISA eSign là chữ ký số nằm trong hệ sinh thái các sản phẩm của MISA dành cho mọi doanh nghiệp, tổ chức và cả các cá nhân. Không chỉ có hệ sinh thái, khả năng tích hợp đa dạng cùng với độ bảo mật cao, chữ ký số eSign còn giúp người dùng điện tử hóa việc ký. MISA eSign có thể ký trên nhiều loại văn bản, tài liệu, chứng từ trên các dạng file có hỗ trợ ký số như file doc (Word, excel), pdf, xml,… Nhờ đó mà việc ký số từ xa không còn là trở ngại khi doanh nghiệp triển khai làm việc tại nhà.

2. Hướng dẫn ký tài liệu, chứng từ online tại nhà với chữ ký số MISA eSign

MISA eSign có thể ký trên nhiều loại văn bản, tài liệu, chứng từ trên các dạng file có hỗ trợ ký số. Trong bài viết này, MISA sẽ hướng dẫn người dùng chữ ký số eSign ký số trên 3 loại file phổ biến nhất là file DOC, PDF và EXCEL.

Sau khi thực hiện cài đặt và kích hoạt USB Token trên máy tính (Xem hướng dẫn chi tiết tại đây). Người dùng thực hiên ký số trên từng loại file như sau:

2.1 Ký số trên file DOC

MISA eSign hỗ trợ ký số trên Microsoft Word từ phiên bản 2013 trở lên. (Khuyến nghị dùng Microsoft office từ phiên bản 2016)

* Trường hợp 1: Thực hiện ký xác định vị trí

Mở tài liệu cần ký. Đặt con trỏ vào vị trí cần ký, nhấn Insert. Chọn Signature Line\Microsoft Office Signature Line

ky-so-tren-file-doc

Điền các thông tin chữ ký bao gồm: Tên, chức vụ, gmail. Nhấn OK để hoàn thành

Nháy đúp chuột vào vùng được xác định vị trí ký. Nhấn Sign, chương trình sẽ yêu cầu nhập pin của USB Token. Sau khi xác thực thành công tài liệu sẽ được ký.

* Trường hợp 2: Thực hiện ký không xác định vị trí

>> Xem hướng dẫn chi tiết tại đây <<

2.2 Ký số trên file PDF

Để thực hiện ký điện tử trên file PDF , khách hàng cần tải phiên bản Acrobat Reader DC mới có chức năng thực hiện ký số.

  • Chọn file ký: Truy cập phần mềm Acrobat Reader DC , nhấn File/Open. Sau đó chọn file cần ký. Tiếp tục nhấn Open

ky-so-tren-file-pdf

Hệ thống hiển thị nội dung văn bản cần ký. Nhấn chọn Tool sau đó nhấn Open tại mục Certificates.

ky-so-tren-file-pdf-2

Nhấn Digitally Sign sau đó nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký.Nhấn Continue

Màn hình hiển thị thông tin chứ ký số của khách hàng. Bấm Sign để thực hiện ký. Chọn Save để lưu file vào máy tính

  • Nhập mã PIN sau đó nhấn OK. Như vậy, tài liệu đã được ký thành công

2.3 Ký số trên file EXCEL

MISA eSign hỗ trợ ký số trên Microsoft excel từ phiên bản 2013 trở lên. (Khuyến nghị dùng Microsoft office từ phiên bản 2016)

* Trường hợp 1: Thực hiện ký xác định vị trí

Đặt con trỏ vào vị trí cần ký, nhấn Insert. Chọn Text\Signature Line\Microsoft Office Signature Line.

Điền các thông tin chữ ký bao gồm: Tên, chức vụ, gmail. Nhấn OK để hoàn thành

Nháy đúp chuột vào vùng được xác định vị trí ký. Nhấn Sign, chương trình sẽ yêu cầu nhập pin của USB Token. Sau khi xác thực thành công tài liệu sẽ được ký.

* Trường hợp 2: Thực hiện ký không xác định vị trí

>> Xem hướng dẫn chi tiết tại đây <<

Ký số tài liệu online từ xa là phương án đảm bảo công việc kinh doanh không bị gián đoạn ngay cả trong tình hình dịch bệnh. MISA eSign hi vọng rằng với tính năng vượt trội này, doanh nghiệp và cá nhân sẽ có 1 công cụ ký số tiện ích và hiệu quả khi làm việc từ xa.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn miễn phí về chữ ký số MISA eSign xin vui lòng liên hệ hotline 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây: